Informativa ai pazienti per il trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation) per il trattamento dei Suoi dati personali

Gentile Signora / Egregio Signore,

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (in seguito denominato anche solo “Regolamento” o “GDPR”) e nel rispetto del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 sulla protezione dei dati personali “Codice in materia di protezione dei dati personali”, (in seguito denominato anche solo “Codice”), l’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria, in qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali (in seguito denominato anche solo “Ospedale” o “Titolare”), con sede in via Don A. Sempreboni, 5 – 37024 Negrar di Valpolicella (VR), desidera fornirLe le seguenti informazioni relative al Trattamento dei Suoi dati personali comuni e particolari (ossia dati idonei a rilevare l’origine razziale o etnica, le convinzioni religiose o filosofiche, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona), con riferimento all’attività che complessivamente può essere esercitata all’interno dell’Ospedale nelle sue diverse articolazioni organizzative, sedi e/o strutture, in quanto correlata al servizio di prevenzione, cura, diagnosi e riabilitazione che Lei intendesse richiedere.

I dati personali comuni e particolari sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente come “dati personali”.

Il Titolare ha provveduto a nominare il Responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”) raggiungibile all’indirizzo mail: privacy@sacrocuore.it.

La informiamo quindi in merito a:

1. Finalità del trattamento dei dati e base giuridica del trattamento

I trattamenti dei dati – intesi come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la limitazione, la cancellazione o la distruzione, in modalità cartacea o elettronica – avvengono ed avverranno nell’ambito della normale attività del Titolare, potranno riguardare i Suoi dati personali e sono così identificabili:

a) Trattamenti sanitari effettuati tutti o in parte all’interno di ciascun reparto realizzati da professionisti sanitari ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), c) ed e) e art. 9, par. 2. Lett. h) e j) del GDPR:

Prenotazione: visite, analisi, terapia, ricovero
Degenza ospedaliera anche in day hospital
Terapia farmacologica o intervento
Indagine radiologica, imaging digitale
Diagnosi della patologia in corso
Dati di particolare attenzione
Attività di ricerca scientifica non interventistica, epidemiologica e similari

b) Trattamenti amministrativi/contabili, sempre ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), c) ed e) e 9, par. 2. Lett. h) del GDPR, di:

Dati anagrafici
Dati prestazione sanitaria (per lo più codificati) per il Servizio Sanitario Nazionale ed il Suo modulo 730 precompilato
Referti in busta chiusa e sigillata o altrimenti protetti (presso gli sportelli di ritiro referti o presso la medicina del lavoro)
Attività di programmazione, gestione e controllo dell’assistenza sanitaria, svolte anche attraverso indagini e questionari di valutazione del gradimento (dati mantenuti in forma anonima)

c) Previa manifestazione di specifico consenso, i Suoi dati personali saranno trattati per l’invio di comunicazioni anche a carattere periodico, quali a titolo esemplificativo, relative all’erogazione dei servizi, alle iniziative di informazione di carattere medico-scientifico, alle proposte di sostegno tramite donazione del 5×1000 o alle eventuali iniziative benefiche e/o raccolta fondi promosse nonché a qualsiasi altro evento/iniziativa promossi dall’Ospedale mediante canali di contatto da Lei indicati. Base giuridica che legittima il trattamento è il consenso espresso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.

Nella gestione delle informazioni di cui alle lettere sub a) e b) del presente paragrafo potranno essere presenti Suoi dati personali o particolari anche riguardanti il Suo stato di salute o il nominativo e numero di telefono dei Suoi familiari per poterli eventualmente raggiungere in caso di necessità, se Lei deciderà liberamente di fornirci queste informazioni.

I “Trattamenti Sanitari” di cui alla lettera a) sono realizzati da professionisti sanitari tenuti al segreto professionale, o da altre persona anch’esse tenute alla riservatezza al fine di fornirLe per conto di questo Ospedale, come Titolare, i servizi di prevenzione, cura, diagnosi e riabilitazione, assistenza sanitaria o sociale, nonché le attività amministrativo – contabili strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con il paziente (accettazione, prenotazione di visite ed esami, registrazione delle esenzioni certificatorie relative allo stato di salute etc.…). La informiamo, altresì, che l’Ospedale in caso di ricovero potrà raccogliere immagini fotografiche per la registrazione di segni clinici per un miglior inquadramento del relativo caso clinico. Tali immagini, inserite nella cartella clinica del paziente, fanno parte della valutazione clinica e sono usate al pari di qualsiasi altro strumento diagnostico, motivo per cui non richiediamo il Suo consenso espresso. Nell’ambito delle finalità di cui alla lett. a) richiediamo i seguenti specifici consensi attraverso apposito ulteriore modulo che Le verrà sottoposto nel caso sia ricoverato presso la struttura: specifico consenso al fine di informarLa relativamente al Suo stato di salute; specifico ed ulteriore consenso al fine di consentire ad eventuali richiedenti/visitatori che ne facciano richiesta di informarli in merito alla Sua presenza in struttura; specifico ed ulteriore consenso al fine di consentire la comunicazione delle informazioni sul Suo stato di salute a soggetti terzi (es. famigliari o conoscenti) da Lei specificatamente indicati. (Le ricordiamo comunque che ci sono categorie di dati per i quali Lei può chiedere che non vengano informati i Suoi genitori, per questo si senta sempre libero/a di chiedere presso questa Struttura).

Per quanto riguarda l’attività di ricerca scientifica non interventistica, epidemiologica e similari, è possibile che i dati clinici raccolti in occasione delle prestazioni che Le sono state erogate siano utilizzati in studi osservazionali retrospettivi, correlati alla patologia da Lei sofferta. In tal caso, i Suoi Dati saranno opportunamente codificati per evitare la Sua immediata individuazione. Questi studi sono caratterizzati dal fatto che i medicinali sono prescritti secondo le indicazioni dell’autorizzazione all’immissione in commercio e che l’assegnazione del paziente a una determinata strategia terapeutica non è decisa in anticipo da un protocollo di sperimentazione ma rientra nella normale pratica clinica. Inoltre i risultati potranno essere oggetto di pubblicazione o di condivisione con altri Centri di Ricerca soltanto in forma anonima e aggregata.

I “Trattamenti Amministrativi” che di norma non contengono dati particolari se non codificati, hanno per lo più come base giuridica le normative regionali e nazionali in merito alla rendicontazione al Servizio Sanitario Nazionale o le altre normative in merito alla gestione contabile, amministrativa e legale di una azienda anche per le finalità difensive e per la tutela dell’incolumità fisica e della salute dei terzi e della collettività (videosorveglianza). Per questi trattamenti e le relative comunicazioni non è necessario il Suo consenso esplicito. Questi trattamenti riguardano, in ottemperanza agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e dalla normativa comunitaria (in particolare in materia di igiene e sanità ed in relazione ad adempimenti fiscali): verifiche di carattere amministrativo, ispezioni di organi preposti alla vigilanza in materia sanitaria; investigazioni della Polizia Giudiziaria etc…, nonché (come detto) l’eventuale informazione a tutti gli Organismi correlati al Sistema Sanitario Regionale (Aziende ULSS Regionali, Regione Veneto, Autorità di Pubblica Sicurezza) nonché gli altri Enti Pubblici titolati a richiederli.

2. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cura della salute, ivi comprese quelle amministrative a queste strettamente correlate, indicate al paragrafo 1 lettera a) e b) è indispensabile; il mancato conferimento rende impossibile all’interessato l’accesso alla prestazione sanitaria; mentre il mancato conferimento dei dati per altre finalità eventualmente perseguite (es. costituzione del DSE, comunicazione dello stato di salute dell’interessato a familiari, etc…) non impedisce l’accesso alla prestazione sanitaria.

Al fine di garantire l’incolumità del personale e dell’utenza, nonché per esigenze di sicurezza del patrimonio del Titolare, è installato un impianto di Videosorveglianza presso le strutture dell’Ospedale. Il controllo degli ambienti sanitari ed il monitoraggio dei pazienti ricoverati sono limitati e descritti nello specifico Regolamento disponibile presso l’ufficio del DPO dell’Ospedale o presso l’U.R.P. (Ufficio Relazioni con il pubblico). Si specifica che nel rispetto della normativa vigente, la videosorveglianza è oggetto di accordo sindacale aziendale.

3. Modalità del trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza, sia in forma cartacea che elettronica. La disponibilità, la gestione, l’accesso, la conservazione e la fruibilità dei dati è garantita dall’adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare idonei livelli di sicurezza ai sensi degli artt. 25 e 32 del GDPR, per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

4. Durata del trattamento

I dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettera c) del GDPR, gli obblighi di legge cui è tenuto il Titolare e comunque non oltre il periodo di tempo prescritto dalle normative vigenti con riferimento alle singole finalità indicate nei punti sub a) e sub b) del paragrafo 1 della presente informativa ed in ogni caso, conformemente a quanto previsto dalla DGR 34 del 14.12.2007; con riferimento invece all’invio di comunicazioni indicate nel punto sub c) del paragrafo 1, fino a quando riterrà di revocare il Suo consenso o fino a quando verrà meno l’interesse del Titolare a detta attività.

5. Categorie di soggetti destinatari dei dati

Nello svolgimento della propria attività e per il perseguimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 1, il Titolare potrebbe comunicare i Suoi dati personali, anche riguardanti il Suo stato di salute, a:

persone fisiche autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali ex art. 29 GDPR in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative (es. personale sanitario e amministrativo, amministratori di sistema etc…);
soggetti terzi in rapporto contrattuale o convenzionale con il Titolare (es. alcune delle prestazioni sanitarie potrebbero essere poi eseguite da altri soggetti esterni altamente qualificati per quella prestazione);
organismi sanitari di controllo, organi della pubblica amministrazione, autorità di pubblica sicurezza, autorità giudiziaria, enti assicurativi e altri soggetti, enti o autorità che agiscono nella loro qualità di Titolari autonomi di trattamento, a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
l’ambito della comunicazione potrà essere esteso a favore di soggetti terzi aventi diritto e di chiunque l’interessato indichi espressamente come familiari, medico curante etc… In caso di ricovero l’interessato ha diritto di richiedere che non vengano rilasciate notizie della propria presenza in Ospedale e della dislocazione del ricovero stesso.
fornitori di servizi (come consulenti, istituti di credito, enti certificatori, la società di gestione dell’archivio delle cartelle cliniche, gestione delle conferme telefoniche delle prenotazioni di esami e/o visite, etc…) i quali agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento ex art. 28 del Regolamento – strettamente correlati e funzionali all’attività del Titolare.

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati potrà essere richiesto al Titolare ovvero al DPO, ai recapiti sopra indicati.

6. Ambito di diffusione dei dati e trasferimento dei dati personali extra UE

I dati personali non sono/saranno oggetto di diffusione (intendendosi per tale, il dare conoscenza di dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione), fatta salva l’ipotesi in cui la diffusione sia richiesta, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.

Per quanto concerne l’eventuale futuro trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che l’eventuale trattamento avverrà nel rispetto della normativa ovvero secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il consenso dell’interessato, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati (es. EU-USA). Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o presso il DPO scrivendo agli indirizzi sopraindicati.

7. Profilazione

Di norma questo Titolare non utilizza sistemi automatici per la profilazione delle Sue informazioni. Nel caso in cui i Suoi dati debbano essere inserti per qualche ragione in registri che possano comportare una profilazione, Lei verrà correttamente informato a riguardo.

8. Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR. In particolare, potrà chiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati stessi nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la revoca del consenso prestato ai sensi dell’art. 7 del GDPR, di ottenere la portabilità dei dati che La riguardano nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, nonché proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) ex articolo 77 del GDPR. Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex articolo 21 del GDPR nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

I menzionati diritti, ove concernenti dati relativi a persone decedute, possono essere esercitati dagli eredi legittimi o per ragioni espresse e previste dalla normativa in essere. Nell’esercizio dei diritti può essere conferita, in forma scritta, procura o delega a persona fisica, enti, associazioni o organismi.

Sul sito www.garanteprivacy.it è disponibile il Modulo che è possibile utilizzare per esercitare i diritti di cui sopra.

9. Dossier Sanitario Elettronico (DSE)

Il Dossier sanitario elettronico (DSE) è l’insieme dei dati personali in formato elettronico – contenuti ad esempio in verbali di pronto soccorso, lettere di dimissione ospedaliera, referti di visite ambulatoriali – relativi allo stato di salute del paziente raccolti in occasione di prestazioni presenti e passate effettuate nelle strutture dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria. Il DSE serve a tracciare la storia clinica del paziente e consente quindi ai professionisti sanitari di disporre di un quadro di informazioni sanitarie il più completo possibile per la valutazione della situazione clinica del paziente. Accedendo al DSE il professionista sanitario dell’Ospedale, che di volta in volta si prende cura del paziente, può consultare oltre alle informazioni prodotte nella sua Unità Operativa/Servizio anche quelle delle altre Unità Operative/Servizio, presenti all’interno dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria, al fine di migliorare l’attività di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione. Il trattamento dei dati sanitari effettuato tramite il DSE costituisce un trattamento ulteriore (specifico e facoltativo) rispetto a quello effettuato dal professionista sanitario con le informazioni acquisite in occasione della cura del singolo evento clinico per il quale il paziente si rivolge ad esso. La visualizzazione dei dati contenuti nel DSE da parte del personale sanitario autorizzato in qualità di incaricato del trattamento dei dati personali – compresi i professionisti che agiscono in regime di libera professione all’interno dell’Ospedale – avviene a fronte di specifico consenso del paziente rispetto alla costituzione del DSE stesso e secondo precise modalità tecniche di autenticazione relativamente al percorso di cura. Gli accessi DSE sono tracciati informaticamente e il paziente può verificare a posteriori la legittimità dell’accesso ai suoi dati. Il DSE è protetto da misure di sicurezza che puntano a limitarne l’accesso ai soli professionisti autorizzati e per le sole funzioni che ad essi competono. Altre misure di sicurezza sono applicate al DSE per garantire l’integrità dei dati, il loro salvataggio quotidiano e il recupero in caso di incidenti o guasti ai sistemi di elaborazione, anche a tutela della continuità operativa dei professionisti sanitari.

10. Consenso al Dossier Sanitario Elettronico

È necessario che il paziente esprima il consenso alla costituzione del DSE. In tal modo viene permesso ai professionisti sanitari coinvolti nel percorso assistenziale di consultare i dati sanitari inerenti le prestazioni effettuate nelle strutture dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria. Il DSE può essere alimentato anche con dati e documenti già presenti all’interno delle banche dati dell’Ospedale con un consenso specifico. L’eventuale diniego all’alimentazione del DSE con i dati pregressi non pregiudica l’alimentazione con i dati relativi agli eventi sanitari futuri. Il consenso alla costituzione del DSE è facoltativo e il diniego del paziente non incide sulla possibilità di accedere alle cure richieste. In caso di diniego, i dati sanitari saranno disponibili solo per i professionisti sanitari dell’Unità Operativa/Servizio dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria che li ha prodotti o richiesti (es. consulenze e esami diagnostici) e non potranno essere consultati da professionisti di altre Unità Operative/Servizi che successivamente interverranno nel percorso di cura. Saranno inoltre disponibili per eventuali conservazioni per obbligo di legge.

Il Dossier contiene, ad esempio, le cartelle cliniche dei ricoveri, i verbali di Pronto Soccorso, le lettere di dimissione, i risultati degli esami di laboratorio e di radiologia, i referti di visite specialistiche ambulatoriali.

Altri dati sanitari particolarmente delicati o “ultrasensibili” (dati relativi ad atti di violenza sessuale o pedofilia, patologia HIV, uso di sostanze stupefacenti, psicotrope o alcool, interruzione volontaria di gravidanza o parto in anonimato, ai servizi offerti dai consultori familiari) sono inseriti all’interno del Dossier con specifici accorgimenti tecnologici che consentono l’accesso – sempre motivato per e con lo stato di necessità – al solo personale sanitario autorizzato, previo ottenimento di Suo specifico ulteriore consenso.

I Suoi dati sanitari contenuti nel DSE potranno anche essere utilizzati, in forma anonima, per fini di didattica, studio e ricerca.

11. Modalità di espressione del consenso

Il consenso al trattamento dei dati personali tramite il DSE può essere espresso in occasione degli accessi alle strutture dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria. Il consenso precedentemente espresso alla costituzione e all’alimentazione del DSE può essere revocato o modificato in qualsiasi momento e con le medesime modalità sopraccitate.

12. Oscuramento dei dati

Il paziente ha la possibilità di rendere non visibili nel DSE i dati relativi a un singolo evento clinico (ad esempio una prestazione di pronto soccorso, un ricovero, una prestazione specialistica). In ogni caso, i dati relativi alla prestazione effettuata saranno sempre visibili dall’Unità operativa/Servizio che li ha prodotti o richiesti. L’oscuramento dei dati relativi al singolo evento clinico, revocabile nel tempo, avviene con modalità tecniche tali da garantire che i soggetti abilitati alla consultazione del DSE non possano né visualizzare l’evento oscurato, né venire automaticamente, neppure temporaneamente, a conoscenza del fatto che l’interessato ha effettuato tale scelta. È altresì Suo diritto richiedere uno specifico oscuramento dei dati e documenti presenti nel DSE relativi ad una prestazione sanitaria erogata in regime di libera professione. In questo modo i predetti dati e documenti saranno visibili esclusivamente a Lei e al professionista che li ha generati. Per esercitare il diritto il paziente può:

richiedere al momento dell’accesso alle strutture dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria l’oscuramento dei dati relativi alla prestazione che non saranno più visibili nel DSE, fatti salvi i tempi tecnici necessari;
richiedere alla Direzione Sanitaria dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria, successivamente all’erogazione della prestazione, l’oscuramento dei dati che non saranno più visibili nel DSE, fatti salvi i tempi tecnici necessari.

È inoltre sempre possibile revocare l’oscuramento dei dati, rendendoli nuovamente visibili nel DSE, formulando un’apposita richiesta alla Direzione Sanitaria dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria che ha erogato la prestazione. In tal caso i dati saranno nuovamente visibili nel DSE fatti salvi i tempi tecnici necessari per revocare l’oscuramento.

Si evidenzia nuovamente che ai sensi del capo III del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può richiedere in qualsiasi momento all’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria l’accesso ai propri dati personali e ottenere copia degli stessi, la loro rettifica o integrazione qualora li ritenga inesatti o incompleti, nonché la loro cancellazione, ove quest’ultima non contrasti con la normativa vigente sulla conservazione dei dati stessi e con l’eventuale necessità di consentire l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. L’interessato ha il diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali in caso di illecito trattamento o di ritardo nella risposta del Titolare a una richiesta che rientri nei suoi diritti.

È importante acconsentire alla costituzione del DSE perché tale strumento consente ai professionisti sanitari di disporre di un quadro il più possibile completo dello stato di salute del paziente, al fine di curarlo al meglio.

13. Estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili del trattamento e del DPO

Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare del trattamento: “Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria” con sede operativa in via Don A. Sempreboni, 5 – 37024 Negrar di Valpolicella (VR) a cui l’interessato potrà rivolgersi per far valere i Propri diritti tramite l’U.R.P., “Ufficio Relazioni con il Pubblico”, via Don A. Sempreboni, 5 – 37024 Negrar di Valpolicella (VR), entrata principale dell’Ospedale situata in Viale Rizzardi/piano terra Segreteria Centrale, tel. 045 601 32 07 – fax. 045 750 04 80 – informazioni@sacrocuore.it.

Per le questioni relative al trattamento dei propri dati personali l’interessato può rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati (DPO) dell’Istituto Don Calabria – IRCCS Ospedale Sacro Cuore Don Calabria, il cui dato di contatto è il seguente: privacy@sacrocuore.it.

Il Titolare ha nominato Responsabili Interni del Trattamento il Dott. Claudio Cracco (per i trattamenti di carattere amministrativo) e il Dott. Fabrizio Nicolis (per i trattamenti di carattere sanitario).

Mod. A/46 – Informativa Rev. 11 del 15/07/2026